Penerapan Custom System untuk Operasional Perusahaan: Studi Kasus Bridgestone

Banyak perusahaan di Indonesia masih mengandalkan software generik atau paket siap pakai untuk mengelola operasional mereka. Namun, seiring pertumbuhan bisnis, kebutuhan yang semakin spesifik mulai sulit dipenuhi. Sistem bawaan sering kali kaku, sulit diintegrasikan dengan proses yang sudah ada, dan kurang relevan dengan regulasi maupun standar lokal.

Akibatnya, perusahaan menghadapi masalah seperti:

• Proses manual yang lambat karena sistem tidak sepenuhnya terotomatisasi.

• Data yang terpisah-pisah (silo) sehingga keputusan bisnis jadi terlambat.

• Biaya tinggi akibat penggunaan beberapa aplikasi berbeda yang tidak saling terhubung.

• Kurangnya fleksibilitas untuk menyesuaikan sistem dengan perubahan strategi bisnis.

Kondisi ini membuat banyak pengusaha dan CTO mulai melirik solusi custom system sebagai jawaban.

Kenapa Custom System Penting untuk Perusahaan

Custom system adalah solusi perangkat lunak yang dirancang khusus untuk menyesuaikan kebutuhan unik tiap perusahaan. Dengan pendekatan ini, sistem tidak hanya berfungsi sebagai alat, tetapi juga sebagai strategi bisnis jangka panjang.

Manfaat strategis custom system antara lain:

• Efisiensi operasional → proses lebih cepat, human error berkurang.

• Integrasi sistem → semua divisi bekerja dengan data terpusat.

• Fleksibilitas → sistem bisa terus berkembang mengikuti bisnis.

• Kepatuhan → mudah menyesuaikan dengan regulasi industri maupun standar lingkungan.

• Keunggulan kompetitif → perusahaan tidak lagi terikat pada keterbatasan software generik yang juga dipakai pesaing.

Menurut laporan Accenture, perusahaan yang mengadopsi sistem digital yang sesuai dengan kebutuhan spesifiknya mengalami peningkatan produktivitas hingga 20–30% dibanding yang hanya mengandalkan solusi umum.

Risiko dan Cara Mengatasinya

Mengadopsi custom system memang menjanjikan, tetapi bukan berarti tanpa tantangan. Banyak proyek IT gagal bukan karena teknologinya buruk, melainkan karena manajemen risiko yang kurang tepat. Ada beberapa hambatan yang kerap muncul dan bisa diantisipasi sejak awal.

Pertama adalah biaya pengembangan yang tinggi. Custom system identik dengan investasi besar, sehingga wajar jika banyak perusahaan ragu untuk memulai. Namun, risiko ini bisa diminimalisir dengan pendekatan Minimum Viable Product (MVP)—yakni mengembangkan fitur inti terlebih dahulu. Setelah sistem dasar terbukti berjalan, pengembangan lanjutan bisa dilakukan bertahap sesuai kebutuhan dan kemampuan anggaran.

Kedua, proses integrasi yang kompleks. Perusahaan biasanya sudah menggunakan berbagai aplikasi atau sistem lama (legacy system). Menyatukan semuanya agar saling terhubung bisa menjadi pekerjaan rumit. Solusinya adalah memanfaatkan API terbuka dan melakukan uji coba integrasi sejak awal, bukan setelah sistem selesai dibuat. Dengan begitu, risiko ketidakcocokan bisa ditekan lebih dini.

Ketiga, waktu implementasi yang lama. Custom system membutuhkan perencanaan, pengembangan, dan uji coba yang detail. Jika tidak dikelola dengan baik, proyek bisa molor berbulan-bulan bahkan tahun. Untuk mengatasi hal ini, pendekatan agile development sangat disarankan. Dengan milestone jelas dan rilis bertahap, perusahaan bisa menikmati manfaat lebih cepat tanpa harus menunggu proyek besar selesai seluruhnya.

Keempat, adopsi karyawan yang rendah. Sistem secanggih apa pun akan sia-sia jika pengguna enggan memakainya. Banyak karyawan merasa terbebani dengan teknologi baru karena tidak dilibatkan sejak awal. Maka, perusahaan perlu mengajak pengguna ikut terlibat dalam fase desain, memberi pelatihan praktis, serta menyediakan dukungan pasca implementasi. Dengan pendekatan ini, resistensi bisa berubah menjadi penerimaan.

Singkatnya, dengan manajemen proyek yang tepat, tantangan custom system justru bisa menjadi peluang untuk memperkuat pondasi teknologi perusahaan.

Panduan Praktis Menerapkan Custom System

Bagi pengusaha dan CTO, mengadopsi custom system bukan sekadar membeli software baru, tetapi perjalanan transformasi digital yang menyentuh seluruh aspek operasional. Agar berhasil, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Analisis Kebutuhan Operasional

   • Identifikasi area yang paling sering menyebabkan bottleneck, misalnya approval lambat, laporan manual, atau integrasi antar divisi yang terhambat.

   • Gunakan data nyata: berapa jam kerja terbuang? berapa biaya akibat kesalahan manual? Angka-angka ini membantu memprioritaskan kebutuhan.

2. Tentukan Prioritas Transformasi

   • Tidak semua masalah harus diselesaikan sekaligus. Mulailah dari area dengan ROI tertinggi, misalnya penghematan biaya terbesar atau peningkatan produktivitas signifikan.

   • Buat roadmap bertahap: dari solusi jangka pendek (quick win) hingga pengembangan jangka panjang.

3. Pilih Partner Teknologi yang Tepat

   • Pastikan penyedia memahami konteks lokal (aturan lingkungan, regulasi keamanan, budaya kerja Indonesia).

   • Evaluasi portofolio mereka: apakah sudah menangani proyek lintas sektor, dari manufaktur hingga F&B?

   • Cek metode kerja: apakah agile? apakah ada komitmen training pasca implementasi?

4. Desain Sistem Bersama Stakeholder

   • Libatkan divisi yang akan menggunakan sistem sejak awal (HR, operasional, finance, compliance).

   • Buat user journey mapping untuk memastikan sistem mudah dipakai dan tidak menambah beban kerja.

5. Kembangkan Secara Iteratif (Agile Development)

   • Mulai dari modul kecil yang paling mendesak. Contoh: modul persetujuan digital untuk mengurangi penggunaan kertas.

   • Lakukan sprint singkat dengan feedback pengguna, lalu kembangkan modul berikutnya.

6. Uji Coba & Training Intensif

   • Jalankan pilot project di satu cabang/divisi sebelum peluncuran penuh.

   • Adakan sesi training berbasis simulasi, bukan hanya manual PDF. Semakin praktis, semakin tinggi tingkat adopsi.

7. Evaluasi & Optimasi Berkala

   • Tetapkan KPI: efisiensi waktu, tingkat kepatuhan, biaya yang berhasil dihemat.

   • Lakukan evaluasi triwulan untuk menyesuaikan sistem dengan perubahan regulasi maupun strategi bisnis.

Dengan langkah sistematis ini, custom system tidak hanya menjadi proyek IT, melainkan investasi bisnis yang memberi dampak nyata.

Studi Kasus: Bridgestone Bersama Digicook

Teori dan panduan akan lebih mudah dipahami jika dilengkapi dengan praktik nyata. Salah satu contoh sukses adalah implementasi custom system oleh Bridgestone di Indonesia bersama Digicook. Sebagai perusahaan global di industri manufaktur ban, Bridgestone menghadapi tantangan besar pada tiga aspek operasional: manajemen limbah, keamanan, dan perjalanan dinas karyawan. Proses yang sebelumnya manual menimbulkan risiko kepatuhan regulasi, keterlambatan informasi, dan pemborosan waktu.

Digicook kemudian merancang solusi berbasis custom system yang terdiri dari tiga modul utama:

• Waste Management System, untuk otomatisasi pencatatan dan pelaporan limbah sesuai standar lingkungan.

• Security Management, berupa dashboard real-time yang memantau area kerja dan meminimalkan potensi kecelakaan.

• Business Trip Management, yang mendigitalisasi seluruh alur perjalanan dinas, dari pengajuan hingga pelaporan biaya.

Hasilnya sangat signifikan. Proses pengajuan perjalanan yang sebelumnya bisa memakan waktu hingga seminggu kini hanya butuh 1–2 hari. Data limbah tersedia real-time dan siap diaudit kapan saja, sehingga kepatuhan lebih terjamin. Sistem keamanan juga membantu perusahaan lebih proaktif dalam mencegah insiden di lapangan.

Studi kasus ini menunjukkan bahwa custom system bukan sekadar “software baru”, melainkan solusi strategis yang mampu menjawab kebutuhan spesifik bisnis sekaligus meningkatkan produktivitas.

Kesimpulan: Saatnya Beralih ke Custom System

Custom system bukan hanya tentang efisiensi teknologi, melainkan strategi jangka panjang untuk menjaga daya saing perusahaan. Dengan solusi yang dirancang sesuai kebutuhan unik, bisnis bisa lebih adaptif, patuh regulasi, dan fokus pada pertumbuhan.

Pengalaman Digicook bersama Bridgestone membuktikan bahwa custom system bisa memberikan dampak nyata, mulai dari manajemen lingkungan hingga efisiensi operasional.

Jika perusahaan Anda masih bergantung pada software generik yang kurang sesuai kebutuhan, kini saatnya beralih.
Hubungi Digicook hari ini untuk konsultasi gratis, dan temukan bagaimana custom system bisa menjadi motor pertumbuhan bisnis Anda berikutnya.